التخطي إلى المحتوى

كيفية كتابة خطاب شكر رسمي ، يعد خطاب الشكر الرسمي أحد الفنون الأدبية المتنوعة المستخدمة في عملية التواصل الاجتماعي بطريقة غير مباشرة مع الأفراد أو الجماعات أو الجهات الرسمية المحددة حيث يتم ارسالها عبر البريد الاليكتروني أو كتابة الخطابات الورقية المعتادة، ويوجد نوعين مختلفين من خطابات الشكر أحدهما الخطاب الرسمي والآخر الشخصي، وسوف نخص بالذكر الطريقة الصحيحة لكتابة خطاب الشكر الرسمي من موقع قلمي .

كيفية كتابة خطاب شكر رسمي:

تتم كتابة خطاب الشكر الرسمي باتباع مجموعة الخطوات الآتية:

أولاً: مقدمة الخطاب:

وهي الكلمات الافتتاحية المكتوبة في بداية الخطاب وهي كالآتي:

  1. ترك مسافة بمقدار (1 كلمة) في السطر الأول .
  2. كتابة كلمة (إلي ..) ثم اسم الشخص المرسل إليه هذا الخطاب حسب مكانته الاجتماعية (السيد، السيدة، معالي الوزير، حضرة الأستاذ) وهكذا .
  3. كتابة جملة (تحية طيبة وبعد)  .
  4. كتابة كلمة الشكر المطلوبة في السطر التالي .
  5. اضافة الموضوع الأساسي لكتابة خطاب الشكر مثل: (أود شكر حضراتكم علي الجهد المبذول في ….) .

ثانياً: محتوي الخطاب:

المقصود بمحتوي الخطاب هو المضمون الرئيسي لخطاب الشكر ويتم ذلك علي النحو التالي:

  1. سرد الموضوع الأساسي للخطاب بشكل تفصيلي بالكامل .
  2. تجنب استخدام أسلوب المماطلة المبالغ فيه .
  3. اتباع أسلوب الثناء والمدح للجهة الرسمية الموجه إليها خطاب الشكر باستخدام الكلمات الايجابية المعبرة مثل: (لقد كنت ممتناً لك بمساعدتك الفعالة في …وتفهمك للموضوع بأسلوب حضاري لائق، شكراً لمسعادتك ووقوفك إلي جانبي)
  4. تكملة خطاب الشكر بذكر كافة الخدمات والمساعدات التي تم تقديمها .

ثالثاً: خاتمة الخطاب:

وهي نهاية خطاب الشكر حيث يتم ختام الخطاب باتباع الخطوات الآتية:

  1. ضرورة أن تكون خاتمة خطاب الشكر قصيرة جداً فهي عبارة عن (2-3 أسطر) .
  2. ضرورة كتابة اسم مرسل الخطاب، وتاريخ الارسال في خاتمة الخطاب .
  3. مراعاة كتابة مجموعة متنوعة من كلمات التمني بالنجاح الدائم للجهة الرسمية الموجه إليها خطاب الشكر مثل:(أتمني لحضراتكم المزيد من التقدم والنجاح) أو الدعاء لهم بالتوفيق المستمر .

نصائح مهمة عند كتابة خطاب الشكر الرسمي:

هناك بعض النصائح الواجب اتباعها عند القيام بكتابة خطابات الشكر الرسمية نوضحها في النقاط الآتية:

عند كتابة خطابات الشكر يجب مراعاة الالتزام الكامل باستخدام اللغة العربية الفصحي علي النحو التالي:

  1. الالتزام بقواعد اللغة العربية الأساسية كاستخدام الأسلوب النحوي الصحيح، وعلامات الترقيم .
  2. تجنب استخدام الأسلوب الركيك، أو ادخال بعض المصطلحات العامية الغامضة والغير مفهومة .
  • تجنب التكرار المستمر:

من الأمور الرئيسية في كتابة خطابات الشكر هو الابتعاد عن التكرار والمماطلة علي النحو التالي:

  1. تجنب تكرار كلمة الشكر في أكثر من موضع بالخطاب لعدم الشعور بالملل من جهة متلقي الخطاب .
  2. الاكتفاء بكتابة كلمة الشكر (1 مرة) واحدة فقط في خطاب الشكر .
  3. كثرة التنويع في استخدام عبارات المدح والثناء .
  • مراجعة الخطاب:

يجب أن تتم مراجعة خطاب الشكر مراجعة شاملة كالآتي:

  1. قراءة الخطاب قراءة تفصيلية شاملة .
  2. التأكد من وضوح الكتابة ودقتها بالكامل واستخدام الأوراق عالية الجودة .
  3. التأكد من خلو الخطاب تماماً من وجود أية أخطاء إملائية أو نحوية .
  4. ارسال خطاب الشكر مطبوعاً بشكل رسمي .